Viestintästrategian päivittäminen auttaa organisaatiota pysymään ajan tasalla muuttuvassa toimintaympäristössä. Säännöllisellä päivittämisellä varmistetaan, että viestintä tukee organisaation tavoitteita ja vastaa kohdeyleisön tarpeisiin. Ainakin meillä SAMOKissa viestintä kun on yksi oleellisimmista keinoista saavuttaa tavoitteitamme. Uudistimme viestintästrategiaamme viime vuonna, tässä blogissa jaan kuusi oleellista askelta, jotka tunnistin prosessin vetämisessä.

1. Arvioi nykytila

   Ensimmäinen askel viestintästrategian päivittämisessä on arvioida nykytila. Tämä tarkoittaa organisaatiosi nykyistä viestintätilannetta ja sen tavoitteita. Tarkastele nykyisiä viestintäkanavia, viestintätapoja, kohdeyleisöjä ja viestintätyökaluja. On tärkeää ymmärtää, mitä onnistut tekemään hyvin ja mitä voit parantaa.

2. Määritä tavoitteet

   Seuraava askel on määrittää tavoitteet. Tavoitteet ovat strategian ydin, joten on tärkeää määrittää, mitä haluat saavuttaa viestinnälläsi. Tavoitteet voivat olla esimerkiksi brändin tietoisuuden lisääminen tai opiskelijakunnassa jäsenyyksien myynnin kasvattaminen. Tavoitteiden kannattaa olla tarkkoja, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikarajoitettuja, jotta niiden asettaminen on järkevää.

3. Tunnista kohdeyleisösi

   Kohdeyleisöjen tunnistaminen on tärkeä askel viestintästrategian päivittämisessä. Tarkastele nykyisiä ja potentiaalisia muita kohderyhmiä ja mieti, millaista sisältöä ja viestintätapaa he kaipaavat. Voit käyttää kyselyjä, haastatteluja ja palautteita tarpeiden tunnistamisessa.

4. Suunnittele viestintäkanavat ja sisältö

   Kun olet tunnistanut kohdeyleisösi, voit suunnitella viestintäkanavat ja sisällön. Pohdi, millaisia kanavia haluat käyttää ja millaisia viestintätapoja käytät. Suunnittele myös, millaista sisältöä haluat tuottaa ja mihin kanaviin sitä jaetaan. Muista varmistaa, että sisältö vastaa kohdeyleisösi tarpeita ja että se on johdonmukaista brändisi kanssa. Tässä on hyvä huomioida nopeasti muuttuva toimintaympäristö erityisesti sosiaalisessa mediassa. Välillä on tehtävä nopeitakin muutoksia, jos vaikuttaa siltä, että jokin uusi viestintäkanava tai -tyyli trendaa.

5. Strategian jalkauttaminen

   Viestintästrategian jalkauttaminen on yhtä tärkeää kuin sen suunnittelu. Jalkauttamisessa on tärkeää varmistaa, että kaikki organisaation jäsenet ymmärtävät strategian tavoitteet, että strategia on integroitu kaikkiin viestintäkanaviin ja -prosesseihin ja työntekijät käyttävät sitä päivittäisessä työssään. Tehokkaalla jalkauttamisella varmistetaan, että kaikki ymmärtävät strategian tärkeyden ja sitoutuvat sen toteuttamiseen. Tämä kohta on usein kaikista haastavin, mutta lääkkeeksi tarjoan toimiston osallistamista strategiaprosessin aikana. Tällöin kaikki organisaatiossa voivat kokea omistajuutta viestinnästä. Erityisen tärkeää tämä on, jos kyseessä on organisaatio, jossa jokainen viestii omasta työstään.

6. Seuraa ja mittaa tulokset

   Viimeisenä askelena viestintästrategian päivittämisessä on seurata ja mitata tulokset. On tärkeää tietää, miten strategiasi toimii ja mitä tuloksia se tuottaa. Seuraamalla ja arvioimalla viestintästrategian onnistumista, voit oppia siitä ja tehdä muutoksia tarvittaessa. Muista määrittää mittarit ja tavoitteet ennen kuin aloitat strategian toteutuksen. Käytä mittareita, kuten verkkosivujen kävijämääriä, uutiskirjeiden avausprosentteja, some-seuraajien määrää ja palautetta, jotta voit mitata ja arvioida tuloksia. Analysoi ja arvioi sitten tietoja ja tee tarvittavat muutokset. Muista myös raportoida ja jakaa tulokset organisaatiosi kanssa.

Viestintästrategian päivittäminen on jatkuva prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja seurantaa. Se auttaa organisaatiota pysymään ajan tasalla muuttuvassa toimintaympäristössä ja varmistaa, että viestintäsi tukee organisaatiosi tavoitteita. Kun päivität strategiaasi säännöllisesti, voit varmistaa, että organisaatiosi viestintä on ajan tasalla ja vastaa kohdeyleisösi tarpeita.

Kirjoitta: Aleksi Airaksinen, SAMOKin viestinnän ja palvelutoiminnan asiantuntija