Reilu kuukausi sitten työelämä koki äkillisen muutoksen, kun poikkeusolosuhteiden vuoksi iso osa työyhteisöistä siirtyi työskentelemään kotoa käsin. Kuten monet muut, myös me SAMOKlaiset olemme pysytelleet kotona nyt yli kuukauden. Alkuhämmennyksen jälkeen erilaiset kokoukset, tapaamiset ja muu tiimityöskentely kotioloista käsin ovat alkaneet tuntumaan jopa ajoittain ihan mukavilta.

Muutama oljenkorsi onnistuneessa etätyöskentelyssä on noussut näiden viikkojen aikana ylitse muiden. Jos voisin palata ajassa taaksepäin, kertoisin ainakin nämä vinkit koteihinsa yllättäen eristetyille työyhteisöille:

1. Panosta fyysiseen tilaan. 

Paikka, jossa teet töitä vaikuttaa tehokkuuteen ja rutiinien ylläpitoon olennaisesti. Vaikka peiton alle jääminen houkuttelisi aamulla kuinka paljon, vedä raja töiden ja vapaa-ajan fyysisille paikoille. Työpisteelle siirtyminen viestii aivoillesi työpäivän alkaneen, ja siitä poistuminen merkitsee taukoa tai työpäivän lopettamista.

Kannustakaa työyhteisöänne selkeän ja siistin työympäristön ylläpitoon sopimalla, että pidätte kameroita päällä kokouksien aikana. Tämä ehkäisee sängyssä röhnöttämistä palaverien aikana. Pyrkikää myös mahdollisimman samanlaiseen ergonomiaan ja ympäristöön kuin työpaikalla esimerkiksi valojen, taustamusiikin, työtuolin ja muiden tarvikkeiden avulla.

2. Tauota. Tauota. Tauota.

Yksin kotona työskennellessä taukojen pitäminen voi unohtua helposti, tai se voi tuntua epäluonnolliselta ja turhalta ajanhukalta. Esihenkilön tai tiiminvetäjän kannattaakin ottaa selkeä rooli tässä asiassa, ja merkitä tiimiläisten kalentereihin yhteiset taukohetket joka päivälle, ja kannustaa ulkoiluun ja rauhassa lounastamiseen. Etätyöskentely voi olla jopa kuormittavampaa kuin tavallinen toimistotyöskentely, ja taukojen yhteys palautumiseen ja stressitasoon on ehdottoman suuri.

3. Älä unohda hassuttelua. 

Nauraminen ja hauskanpito vapauttavat tutkitusti endorfiineja, jotka puolestaan lisäävät hyvinvointia ja lieventävät stressiä. Endorfiiniryöppyä voikin verrata jopa liikuntasuoritukseen! Rentoutuminen yhdessä lisää myös yhteisöllisyyden tunnetta ja keskinäistä luottamusta. Älkää siis unohtako yhteisiä kahvihetkiä, after-workeja ja muuta ilottelua. Järjestäkää porukallenne säännöllisesti yhteinen jumppahetki, tietovisa, levyraati tai vaikka tavalliset pullakahvit. Muistakaa, että nämä hetket eivät synny itsestään kuten fyysisellä työpaikalla, vaan niille täytyy kalenteroida ja priorisoida aikaa.

4. Valmistaudu tapaamisiin.

Toimivat etäpalaverit tarvitsevat tavallista kokousta tarkemman ja selkeämmän suunnitelman ja rakenteen. Visualisoi tämä suunnitelma dokumentiksi, ja toimita se osallistujille mielellään ennen kokousta. Kunnioita työkavereitasi, ja suunnittele palaverit siten, että kaikkia osallistetaan, ja että aika käytetään tehokkaasti. Kun rakenne ja tavoite tapaamiselle on selkeä ja se tehdään näkyväksi, on kaikkien helpompaa keskittyä ja osallistua, eikä kukaan katoa ruudun taakse lukemaan omia sähköpostejaan. Vältä myös ylipitkiä kokouksia, ja pidä lyhyt tauko vähintään kerran tunnissa.

5. Kommunikoi.

Viesti työkavereillesi joka päivä, mitä teet, mikä tuntuu hankalalta, mihin kaipaat apua, mitä odotat heiltä ja millainen fiilis tänään on. Älä anna kuulumisten vaihtamisen unohtua, ethän jättäisi töihin tullessakaan tervehtimättä työkavereitasi. Myös kommunikaatiokulttuurissa tiiminvetäjällä on tärkeä rooli: hänen kannattaa pitää yllä keskusteluyhteyksiä ja kannustaa kommunikaatioon.

Kiinnitä huomiota viesteissäsi niiden sävyyn ja selkeyteen. Tilanteessa, jossa fyysisiä kohtaamisia ei synny, on vaikeampaa tunnistaa esimerkiksi tunnetiloja viestien taustalla. Pitääksesi tiimiläisesi ajan tasalla ja samalla sivulla asioista, viesti mielummin liikaa kuin liian vähän.

6. Baby steps.

Jos keskittyminen herpaantuu, seinät kaatuvat päälle ja arki ja työnteko tuntuvat vaikealta, muista hengähtää. Näinä aikoina voit joutua tauottamaan päivääsi useammin kuin tavallisesti. Voit myös kokeilla työpäivän pilkkomista useisiin osiin niin, että rupeamien välissä on pidempiä taukoja.

Lopuksi: jos tänään ei onnistu, niin huomenna on uusi päivä. Etene pienin askelin. Hankalina päivinä voit kokeilla päättää 1-3 konkreettista tehtävää, jotka hoidat. Ole armollinen itsellesi. Tällaisena aikana kenenkään ei tarvitse olla se maailman tehokkain, innovatiivisin ja energisin ihminen.

Jenna Kiiskinen
Koulutus- ja tapahtumakoordinaattori
[email protected]
050 3891010